זוכרים את הימים שבהם לקוחות היו שולחים מייל, מחכים לתשובה בנחת, ואפילו פותחים אותו מול המחשב עם כוס קפה?
והיום? הודעה בוואטסאפ ב-23:00 בלילה: "חשבנו שוב על הצבעים, אולי נלך על ירוק קקטוס?💚" (הלב הירוק במקור).
במהלך השנים צורת התקשורת עם הלקוחות שלנו השתנתה לחלוטין. המיילים היציבים והמסודרים פינו את מקומם להודעות קצרות, קוליות, שלפעמים (אלוהים יעזור לי) מלאות בגיפים ואימוג'ים.
אז מה עדיף?
מצד אחד הוואטסאפ מהיר, זמין ונוח.
אנחנו גם ככה בתוך האפליקציה הזאת כל היום. ועל כל שאלה מייד תגיע תשובה.
אפשר גם לפתוח קבוצות ולנהל סיעור מוחין עם כמה בעלי תפקידים בפרויקט בו-זמנית, מה שהופך אותו לכלי עבודה מאוד נוח.
ולפעמים, גם איזה אימוג'י מחייך יקליל את מה שאני חושבת על לקוח ששינה את הדעה שלו כבר 5 פעמים ביומיים האחרונים…😬
מצד שני, לך תמצא את כל התיקונים לסקיצה ששלחת בין ה-50 הודעות של הלקוחה.
וכבר הזכרתי את ההודעות שמגיעות ב-23:00 בלילה? כן, בואו נודה בזה – הוואטסאפ שוחק את הגבולות, ופעמים רבות משאיר תחושה פחות מקצועית.
המייל, לעומת זאת, נותן תחושה מסודרת ורשמית יותר. כל שיחה נשמרת בצורה מאורגנת, ואפשר בקלות לחזור אחורה ולמצוא את כל מה שצריך. אף אחד גם לא מצפה לתשובה תוך דקה, וזה מאפשר לחשוב לפני שמגיבים. (וגם לתקן שגיאות באנגלית). ואין שם אימוג'י 🤗 👻 🤞 💁♀️
מצד שלישי, מייל כנראה יחכה יותר מהודעה. לפעמים הוא ייעלם בספאם, ותכל'ס, יש היום דור שלם שזה מרגיש לו ממש מיושן ואיטי.
אז מה עושים?
אני אישית לא נצמדת לשיטה אחת.
קודם כל משתדלת לזרום עם הלקוח – כדי שהעבודה תהיה נוחה לשני הצדדים.
את התיאומים, השאלות הקטנות והדברים "על הדרך" אני שולחת בוואטסאפ.
את התיקונים, ההצעות מחיר והסקיצות אני בכוונה שולחת במייל מסודר כי אני מעדיפה שמישהו ירכז את כל הדעות והבקשות ויעביר לי מסקנות מסודרות במייל. ככה העבודה הרבה יותר ברורה וממוקדת.
אם אני רואה שהעבודה מתנהלת בעיקר בוואטסאפ, אני משתמשת בפיצ'רים שעוזר לי לשמור על סדר עם התוויות של הביזנס, אני מסמנות הודעות חשובות, שומרת את כל ההתכתבויות הקשורות בפרויקט במקום אחד, ומוודאת ששום דבר לא יתפספס. (ואם צריך אני מוחקת הודעות לא רלוונטיות). במקביל, אני מגדירה מההתחלה שעות עבודה ברורות שבהן לגיטימי לשלוח לי הודעות.
